Avantages de l’archivage des anciens messages dans Outlook
Évidemment, au fil du temps, ce fichier ne cesse d’augmenter en taille. Le problème est que plus le fichier PST est volumineux, plus Outlook prend de temps pour effectuer diverses tâches, y compris le téléchargement et l’ouverture des e-mails.
Il est donc très important que la taille du fichier de données PST principal soit assez petite pour qu’il soit gérable et qu’Outlook puisse fonctionner correctement. Vous pouvez toujours activer l’archivage automatique d’Outlook ou diviser manuellement les e-mails entre plusieurs fichiers PST afin que le fichier PST principal que vous utilisez tous les jours reste petit.
Afin de créer une archive des messages anciens et indésirables, allez dans le menu principal d’Outlook et sélectionnez Fichier -> Gestion des données et cliquez sur ‘Ajouter…’
Passez maintenant à ‘Fichier de dossiers personnels Office Outlook (.pst)’.
Nommez ce dossier de manière appropriée. Si vous archivez vos e-mails tous les six mois environ, il peut être judicieux de nommer le fichier en fonction de la période au cours de laquelle vous avez envoyé ou reçu ces e-mails.
Vous pouvez choisir la période d’archivage en fonction de la fréquence et du nombre d’e-mails volumineux que vous recevez. Gardez simplement à l’esprit que vous devez conserver la taille du fichier PST résultant autour d’un ou deux Go, car tout ce qui est plus grand ne s’avérera pas efficace.
Pour commencer à déplacer des messages ou d’autres éléments vers le dossier nouvellement créé, vous pouvez simplement faire glisser et déposer des dossiers entiers dans ce nouveau dossier. Si vous avez déjà créé un dossier « Archive » dans lequel vous avez déplacé tous les anciens messages, vous pouvez simplement le sélectionner, le faire glisser et le déposer dans le nouveau fichier d’archive. Si vous n’avez pas trié votre courrier ou d’autres éléments jusqu’à présent et souhaitez déplacer le courrier avant une certaine date vers votre nouveau fichier d’archive, vous pouvez suivre ces étapes. Allez dans le menu principal d’Outlook et sélectionnez Fichier -> Archiver.
Dans la fenêtre qui apparaît, mettez en surbrillance le dossier que vous souhaitez trier. Spécifiez la date à laquelle les e-mails envoyés avant seront déplacés vers le fichier Archive PST nouvellement créé.
Utilisez la fonction ‘Parcourir…’ pour sélectionner ce fichier PST et effectuer le transfert.
Vous pouvez utiliser la fonction d’archivage automatique d’Outlook pour réduire la taille de votre fichier Outlook PST principal. Si l’un de vos fichiers, y compris le fichier PST principal ou d’autres fichiers archivés de ce type, est endommagé, vous pouvez utiliser Advanced Outlook Repair de DataNumen pour une récupération PST rapide. Vous pouvez récupérer des fichiers très volumineux et diviser les fichiers PST de sortie en fichiers plus gérables à l’aide de la fonction de récupération PST de Advanced Outlook Repair.
Vous pouvez ainsi faire en sorte qu’Outlook fonctionne correctement et sans erreurs à l’aide de la fonction d’archivage et à l’aide de la réparation avancée d’Outlook.