Collaborer dans Office 365 : qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Combien de fois êtes-vous entraîné dans un long fil de discussion avec un groupe de collègues ? Les communications de votre équipe sont-elles difficiles à documenter et dispersées entre plusieurs programmes ? Comment votre groupe de travail peut-il collaborer, discuter et partager plus facilement des fichiers et des ressources importants ? Votre solution est Microsoft Teams. Teams est un outil de collaboration basé sur le cloud qui fait partie de la suite d’applications Microsoft Office 365. Les principales fonctionnalités de Microsoft Teams incluent :

• Création et gestion de groupes de travail

• Communiquer par chat/messagerie instantanée

• Connexion avec appel audio

• Lancer des visioconférences impromptues ou programmées

• Partage de fichiers et de liens

• Documenter le travail et les ressources

• Simplifier l’accès aux autres applications Office

Avec Teams, les groupes de travail au sein d’une organisation peuvent collaborer sur du contenu sur différents appareils (ordinateurs portables, tablettes et smartphones) et sur plusieurs plates-formes, notamment Windows et Mac. De plus, avec Microsoft Teams, une équipe peut également inviter des partenaires externes tels que des fournisseurs, des prestataires de services et des consultants à participer à la collaboration et aux conversations ainsi qu’au partage des ressources. C’est un gros plus pour la productivité et la gestion de projet.

Mieux que Slack et Google Hangouts

À la base, Teams est un espace de travail basé sur le chat qui propose une messagerie de groupe et privée/instantanée, avec des conversations filetées et persistantes. Bien que Teams soit en concurrence avec des produits similaires tels que Slack et Google Hangouts, Microsoft Teams est plus robuste, est inclus avec Office 365 et se connecte à d’autres applications Office 365, notamment Excel, Word, OneNote, Planner et SharePoint. Cette intégration avec d’autres programmes Microsoft Office crée un portail et une expérience plus fluides et transparents.

Remarque : Si votre organisation utilise actuellement Skype Entreprise pour la messagerie instantanée, il est probable que vous verriez un passage à Teams car Skype Entreprise a une date d’expiration (fin de vie) en 2020.

Personnaliser avec les canaux

Les équipes sont composées de canaux qui peuvent être organisés par sujet, projets ou départements. Les canaux sont assez flexibles car ils stockent l’historique des réunions, le chat, les fichiers ou ressources partagés et d’autres communications qui peuvent être facilement recherchées. De plus, chaque canal peut être personnalisé avec des onglets pour des applications telles que SharePoint, Planner, OneNote, ainsi que des fichiers et d’autres ressources partagées. Planner est une application Office 365 facile à utiliser pour créer des tâches ou des actions pour les membres d’un groupe de travail, puis suivre la progression de chaque action pour un projet ou une équipe.

Communiquer avec un membre spécifique de la chaîne ou même avec toute l’équipe est également facile avec les mentions @. Heureusement, l’onglet Activité dans Teams permet de rattraper facilement tous vos messages non lus, @mentions, réponses, etc. Comme d’autres services de messagerie, les communications Teams peuvent également inclure des emojis et des GIF, une partie essentielle de toute communication d’entreprise .

Réunions vidéo et vocales

Dans un fil de messagerie en équipe, vous pouvez facilement planifier des réunions vocales et vidéo ou lancer une réunion impromptue rapide avec peu d’effort. Les réunions d’équipes peuvent même être planifiées à partir de Microsoft Outlook. Quelle que soit la méthode utilisée pour planifier les réunions, celles-ci sont synchronisées avec Outlook pour vous garder sur la bonne voie. Les réunions vidéo peuvent être lancées avec des contacts spécifiques ou au sein d’un canal et il est facile de créer un enregistrement de la réunion. Microsoft Teams inclut une fonctionnalité d’intelligence artificielle (IA) intéressante appelée arrière-plan flou. Avec une telle main-d’œuvre mobile et distante, cet outil vous permet d’éliminer un arrière-plan encombré ou non professionnel d’un appel tout en continuant à dialoguer avec chaque participant à l’appel.

Ressources Microsoft Teams

Pour gagner du temps en travaillant avec Microsoft Teams, récupérez un document sur les raccourcis clavier Teams à l’adresse http://thesoftwarepro.com/teams.