Comment débuter sur Zoho CRM en 7 étapes ?

Zoho CRM est un système de suivi des clients en SaaS, conçu pour accompagner les entreprises dans le pilotage de leur gestion de clientèle, et qui possède de puissantes fonctionnalités de gestion des transactions et des contacts, et de gestion des stocks.

Mais comment s’utilise Zoho CRM ? On vous accompagne pour commencer :

1^ère Étape : Connaitre Zoho CRM

Comme pour tout système CRM, il faut au préalable souscrire à un plan tarifaire selon ses attentes et son budget. Toutefois, il y existe également des forfaits gratuits ou formules d’essai, n’offrant que des services minimums.

2^ème Étape : choisir le plan tarifaire idéal

Choisir un plan qui s’adaptera au mieux à votre structure est primordial. Zoho est un système complet qui propose tout type de plans, adapté pour les grosses entreprises puissantes, mais aussi pour les petites PME.

Le système Zoho regorge de plusieurs versions à savoir :

• Zoho CRM Edition « Standard » dispose de modules intégrés fournissant aux personnels commerciaux une automatisation et une gérance des publicités email, de vente et de reporting. C’est une version qui correspond aux petites et moyennes entreprises. C’est une version dénuée de gestion de budgets, de stocks et de commandes.
• Zoho CRM Edition « Professionnel » accorde une large solution de gestion de stocks et d’automatisation de l’équipe commerciale. Ce système contient tout ce qui se trouve dans la version standard, en plus des modules de budgétisation, de gestion de stocks, de facturation et de commande.
• Zoho CRM Edition « Entreprise » fournit un système de sécurité en plus aux entreprises et encourage l’expérience CRM au niveau supérieur. Il permet de gérer le partage de données de manière hiérarchisée, avec une sécurité maximum et contrôle de l’accès pour les utilisateurs. Il comprend la gestion des réponses automatisées dans le cadre marketing, des circulations de travail et des changements dans la gestion des données. Il est utile au sein des moyennes et grandes entreprises.

Selon bon nombre d’avis sur Zoho CRM – la formule Pro est généralement celle qui convient le mieux à tout le monde.

3^ème Étape : configurer les paramètres

Une fois le bon plan choisi, il convient ensuite de configurer le système pour qu’il puisse s’adapter aux besoins de son équipe commerciale.

Pour cela, il faut paramétrer les champs personnalisés, les étapes de transaction, le pipeline, les règles de scoring et des rapports.

En effet, Zoho simplifie l’accès et l’utilisation du menu de configuration. Les principales étapes à configurer sont : les champs de contacts personnalisés ; les offres de vente ; le scoring du prospect et le rapport.

4^ème Étape : Importer votre DATA sur Zoho

Après la configuration des paramètres vient l’étape de transfert des datas des contacts existants sur Zoho.

Vous pouvez opter pour plusieurs options, parmi lesquelles : le transfert des données depuis un autre CRM ; l’importation des données depuis une feuille de calcul ; l’importation des informations depuis un autre logiciel…

L’outil interne de Zoho permet de faire correspondre les champs entre eux pour qu’aucune information ne se perde dans le transfert.

5^ème Étape : Se familiariser avec la mise en page de Zoho CRM

Faisant suite à la configuration des paramètres et l’importation des données dans Zoho, il convient d’étudier les différents modules avec lesquels il faut interagir au quotidien.

Zoho permet la recherche facile des informations dont on a besoin à l’aide d’une barre de navigation qui donne accès à chaque fonction du CRM.

A l’aide de ces modules, il est possible de naviguer rapidement entre les prospects, les contacts, les comptes, les fonctionnalités de création de rapports et d’analyses…

Les principales rubriques sont les suivantes :

• L’accueil sur Zoho CRM: le tableau de bord principal qui s’affiche après la connexion à Zoho est un aperçu des tâches assignées, des évènements du calendrier, et d’autres informations importantes. Cet écran de dashboard peut être configuré en fonction des préférences de l’utilisateur ou de ses attentes.
• Les leads ou prospects : ce sont des contacts qui sont entrés dans votre liste de prospection sans toutefois être des clients. Généralement, ils ont déjà rempli un formulaire de génération de leads, ont envoyé un courrier ou se sont abonnés à une liste de diffusion. Il est important de toujours les identifier pour détecter s’ils valent la peine d’investir des ressources de vente. Ce module permet de visualiser, sélectionner et dialoguer avec ces prospects.
• Les comptes ou les entreprises : il traite avec l’utilisateur en tant que client. Ils permettent de regrouper les contacts au sein d’une même organisation.
• Les contacts : ce sont des personnes avec qui l’on est déjà en relation. Un prospect devenu client est converti en contact.
• Les affaires : ce sont des opportunités de vente qui sont exploités dans ledit processus. Zoho permet d’afficher les offres sous forme de tableau. Ceci permet de donner un aperçu de la valeur de l’accord, de l’étape au quotidien et du temps passé depuis le dernier contact.
• Les activités : elles servent de tableaux de bord des interactions avec les clients. C’est un aperçu des appels passés et reçus, des tâches ou rendez-vous et des contacts. C’est un module très utile pour garder son équipe commerciale organisée et focus sur les échanges avec les clients qui font avancer la procédure de vente.
• Les rapports et analyses : ici vous avez accès à plusieurs tableaux de bord qui fournissent des rapports d’un niveau élevé sur les performances commerciales. Ils offrent un résumé visuel des prospects, revenus, opportunités de ventes et nouveaux comptes, ce qui permet de mesurer le succès du plan d’action et des performances de l’équipe commerciale. Ce module sert à gérer une équipe et à ajuster ses stratégies.

6^ème Étape : Intégrer des outils supplémentaires via le marketplace

Zoho CRM permet d’élargir ses fonctionnalités avec notamment des fonctions d’emailing, de gestion des réseaux sociaux, des outils marketing tiers… via son Marketplace natif.

Zoho comprend une suite complète d’applications pouvant être intégrées à son CRM.

Par exemple, vous trouverez un logiciel financier pour la facturation, la comptabilité et la gestion des commandes. Les intégrations logicielles de Zoho sont disponibles dans une section spéciale du Marketplace et comprennent une configuration simple pour les logiciels supplémentaires.

7^ème Étape : Créer les workflows

Zoho permet de créer une chaine de travail automatique qui favorise l’économie du temps et des efforts pour les tâches pouvant être répétées plusieurs fois.

Pour illustrer cela : un flux de travail peut être créé pour envoyer une notification et un courrier électronique de suivi chaque fois qu’une étape déterminée de la transaction est franchie. Ces flux peuvent être créés pour les leads, les offres ou encore différentes tâches.