Comment organisez vos boites email GMAIL et OutLook ?
La première étape pour mieux gérer votre boîte aux lettres ne doit pas être submergée par les e-mails non lus. Peu importe si vous recevez dix ou plus de cent e-mails par jour, les boîtes aux lettres mal gérées deviendront rapidement un véritable casse-tête et un retour de flamme. Il est également recommandé d’utiliser une boîte aux lettres dédiée pour séparer les e-mails personnels des e-mails professionnels. Pour gagner du temps et augmenter l’efficacité, il existe d’autres pratiques qui peuvent vous faire voir plus clairement.
Après avoir ouvert votre boîte de réception, recherchez immédiatement les messages avec un temps de traitement réduit. Répondez d’abord, vous pouvez traiter rapidement les e-mails qui nécessitent une réponse courte, afin de pouvoir les traiter plus rapidement. Pour d’autres, suivez les niveaux d’urgence et d’importance. Il peut être utile de créer un catalogue, qui vous permet de classer correctement les e-mails afin de les retrouver plus facilement lorsque vous pouvez les traiter. La désinscription à des newsletters ou à d’autres lettres qui n’ont jamais été lues est également un bon moyen de réduire considérablement le nombre de messages non lus dans la boîte aux lettres.
Organisez votre boîte de réception La classification et la classification des e-mails sont la règle d’or pour la gestion des boîtes aux lettres.
L’archivage des e-mails qui ne nécessitent plus votre action devrait devenir une habitude. Les étiquettes et les tags deviendront vos alliés pour organiser correctement les e-mails. Vous pouvez facilement trouver vos outils lorsque vous avez besoin d’informations. Les règles de messagerie ou les règles de tri des e-mails peuvent être utilisées pour distinguer les e-mails ou les placer automatiquement dans des dossiers spéciaux (en attente, urgent, sujet, etc.). Trouver la meilleure catégorie pour vous dépend de vous! Pour éviter de recevoir des e-mails de suivi lorsque vous sortez (en vacances), veuillez organiser un message d’absence automatique.
Comment classer vos messages sur Gmail?
Comme mentionné ci-dessus, votre boîte aux lettres a une fonction qui vous permet de stocker des e-mails en un seul clic.
- Créez une étiquette et associez-y le message sur Gmail:
- Sur votre ordinateur, accédez à Gmail.
- À gauche, faites défiler l’écran vers le bas et cliquez sur Plus.
- Cliquez pour créer une étiquette.
- Nommez l’étiquette.
- Cliquez sur Créer.
- Sélectionnez le message souhaité.
- En haut de l’écran, appuyez sur l’étiquette.
Comment classer vos messages sur Outlook avec l’option « Ranger » ?
- Dans Outlook, sélectionnez un e-mail de l’expéditeur dont vous souhaitez supprimer les messages.
- Dans la barre de menus, sélectionnez « archiver ».
- Choisissez comment vous voulez gérer les messages e-mail de l’expéditeur que vous avez choisi.
- Sélectionnez « archiver » pour effectuer l’action sélectionnée.
Définir l’heure de la journée pour traiter les e-mails Contrairement à la croyance populaire, vérifier votre boîte aux lettres tout au long de la journée peut être contre-productif. Définissez des emplacements définis pour gérer les e-mails. Essayez de vérifier votre boîte aux lettres seulement 4 fois par jour. Désactivez les notifications concernant les nouveaux e-mails et conservez uniquement certaines alertes qui vous avertissent uniquement lorsque des e-mails importants arrivent.
Faites attention à la composition du message À partir du moment où le message est écrit, les échanges d’e-mails illimités peuvent être limités. N’utilisez l’expédition en vrac que lorsque cela est nécessaire. Pour les situations spécifiques dans lesquelles tous les interlocuteurs peuvent être intéressés par des réponses, la fonction « Répondre à tous » doit être conservée. Organisez le plus possible le corps de l’e-mail en posant toutes les questions nécessaires ou en fournissant toutes les informations nécessaires pour éviter d’autres échanges sur le même sujet. Des phrases simples et efficaces vous aideront à comprendre vos besoins.
Si vous avez des problèmes avec votre email, veuillez nous appeler au 01 88 335 414. Nous vous offrons un diagnostic avec une garantie « réparation ou remboursement ».