Conseils pour Gmail qui vous aideront à conquérir le courrier électronique

Aide-mémoire de raccourci

Gmail regorge de raccourcis clavier pour à peu près tout ce que vous pouvez faire ; beaucoup ne nécessitent qu’un seul clic (appuyez sur la touche C pour démarrer une fenêtre de composition, par exemple). Cliquez sur Maj+ ? pour tous les voir. Activez cela en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite et sélectionnez  Voir tous les paramètres > Raccourcis clavier > Raccourcis clavier sur . Tout nouveau raccourci ici écrasera les valeurs par défaut. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en bas pour les faire coller.

Utiliser plusieurs comptes

Si vous êtes un inconditionnel de Google et que vous avez plusieurs comptes Google/Gmail (même un compte Google Workspace au travail), il n’est pas nécessaire de se connecter et de se déconnecter constamment. Sur le bureau (avec Chrome, Firefox, Edge), vous pouvez vous connecter à plusieurs comptes à la fois. Chacun peut occuper un onglet et rester connecté. Cliquez sur l’avatar de votre compte en haut à droite et sélectionnez Ajouter un autre compte. Ensuite, pour passer d’un compte à l’autre, cliquez à nouveau sur votre avatar, puis sur le compte souhaité ; aucune saisie de mot de passe n’est nécessaire. Le compte par défaut est celui avec lequel vous vous êtes connecté en premier.

Vous pouvez également mettre le navigateur Chrome à contribution pour que vos multiples comptes (ou les comptes des autres personnes qui utilisent l’ordinateur) soient séparés mais utilisables en utilisant les profils Chrome. Cliquez sur l’icône de profil en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur (elle ressemble probablement à l’avatar de votre compte Google), cliquez sur l’icône en forme de crayon pour donner un nom à ce profil, puis cliquez sur Ajouter en bas. Vous obtiendrez une nouvelle page de connexion de profil Chrome à utiliser ici.

TGmail a parcouru un long chemin. Ce n’est pas parfait et provoque parfois des vagues d’indignation parmi sa base d’utilisateurs. Mais soyons honnêtes, avec Gmail, vous obtenez beaucoup pour rien.En tant qu’application Web, Gmail est un travail constant en cours, mais la quantité de puissance sous le capot est étonnante. Bien sûr, il existe de nombreux modules complémentaires et extensions de navigateur qui peuvent améliorer spécifiquement Gmail, bien au-delà de ses paramètres d’origine. Cependant, toutes les technologies d’utilisateurs expérimentés de Gmail ne nécessitent pas d’accessoires spéciaux. Beaucoup est possible sans jamais installer quelque chose de plus.Maîtriser même quelques paramètres vous aidera à tirer pleinement parti de ce que Gmail a à offrir au-delà des bases.

Commençons.

Ajouter des comptes de messagerie tiers à Gmail

Vous aimez l’interface Gmail, mais vous ne voulez pas renoncer à votre adresse e-mail Yahoo, iCloud ou Outlook ? Ce n’est pas un problème. Google vous permet d’ajouter des comptes de messagerie tiers à l’application mobile Gmail, ce qui vous donne accès à des fonctionnalités de Google telles que le filtrage des spams et une boîte de réception à onglets pour ces comptes.

Vous devez d’abord avoir au moins un compte Gmail pour que cela fonctionne. Pour le configurer sur mobile, cliquez sur votre avatar dans l’application Gmail et sélectionnez Ajouter un autre compte. Choisissez le type de compte que vous souhaitez ajouter et saisissez les informations d’identification. Vous pouvez ensuite accéder à une seule boîte de réception à la fois, ou voir tous vos e-mails dans une boîte de réception unifiée sur votre téléphone ou votre tablette. Revenez à l’avatar et sélectionnez Gérer les comptes sur cet appareil pour désactiver ou supprimer un compte ultérieurement.

Sur le bureau, appuyez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez Voir tous les paramètres > Comptes et importation > Vérifier le courrier d’autres comptes > Ajouter un compte e-mail. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’adresse e-mail que vous souhaitez lier, cliquez sur Suivant, puis sélectionnez Lier le compte avec Gmail.

Vérifiez quelles applications ont accès à Gmail

Lier les services fréquemment utilisés à Gmail peut être un gain de temps, mais vous pouvez souhaiter vérifier de temps en temps quelles applications ont accès à vos comptes. Rendez-vous sur myaccount.google.com/Security, faites défiler la page jusqu’à la section Applications tierces avec accès au compte, puis cliquez sur Gérer l’accès des tiers pour déconnecter les applications dont vous n’avez pas besoin.

Envoyez des messages plus tard, à l’heure prévue

La planification de la remise d’un message à une date ultérieure nécessitait auparavant des services tiers, mais elle est désormais intégrée. Rédigez votre message, cliquez sur la flèche du menu déroulant située à côté du bouton Envoyer, puis choisissez une option de programmation rapide ou sélectionnez Choisir la date et l’heure pour être plus précis.

Essayez d’être confidentiel

Le mode confidentiel pour Gmail vous permet de contrôler avec précision qui peut voir vos informations dans un e-mail que vous envoyez, et pendant combien de temps le message est disponible. Pour l’activer, cliquez sur l’icône de verrouillage/horloge du mode confidentiel en bas de la fenêtre de composition. Vous aurez la possibilité de définir des dates d’expiration pour le message ; après cette date, le message disparaît et la personne ne voit qu’un avis « message expiré ». Vous pouvez également limiter ce que le destinataire peut faire, par exemple en verrouillant la possibilité de le transférer ou de télécharger des pièces jointes.

Envoyer à partir d’une adresse électronique différente

Vous avez peut-être plusieurs comptes Gmail ou plusieurs adresses sur le même compte. Configurez toutes ces adresses dans votre Gmail principal et donnez l’impression que vous envoyez des messages à partir d’un compte complètement différent, soit en permanence, soit pour chaque message. Allez dans Paramètres > Comptes et importation > Envoyer le courrier sous, où vous pouvez ajouter plusieurs adresses électroniques. Cette option est idéale si vous envoyez beaucoup de messages sur un compte, mais que vous souhaitez que les réponses soient envoyées à un autre.

Ne vous contentez pas d’étiqueter le spam, bloquez les expéditeurs

Quelqu’un vous dérange ? Gmail vous permet de bloquer des expéditeurs individuels. Sur le bureau ou le mobile, sélectionnez le menu à trois points à côté du bouton fléché Répondre sur un message et sélectionnez Bloquer [Nom d’utilisateur]. Tous les futurs messages provenant de cette adresse électronique seront alors envoyés directement dans votre dossier spam.

Se désabonner de tout

Vous recevez beaucoup de bulletins d’information et d’autres déchets dont vous ne voulez pas ? La plupart ont un lien de désabonnement en bas du message. Gmail (mobile et bureau) place également un lien de désabonnement en haut du message, juste à côté du nom de l’expéditeur, s’il peut détecter le lien de désabonnement dans le message.

Pour un nettoyage facile, tapez « unsubscribe » dans la recherche Gmail. Vous obtiendrez une liste de tous les messages contenant ce mot. Parcourez-les tous. C’est le meilleur moyen de se désabonner en masse sans recourir à un service tiers. Pour en savoir plus, lisez Comment se désabonner des e-mails indésirables.

Comment annuler un envoi dans Gmail ?

Nous connaissons tous l’angoisse d’appuyer trop tôt sur le bouton « Envoyer » d’un e-mail. Avec Gmail, vous pouvez ajouter un tampon pour rappeler un message envoyé par erreur. Cette fonction, baptisée « Annuler l’envoi », est activée par défaut et vous ne pouvez pas la désactiver. Mais vous pouvez ajuster le temps dont vous disposez pour annuler l’envoi d’un e-mail. Cliquez sur l’icône de l’engrenage et sélectionnez Voir tous les paramètres > Général > Annuler l’envoi, puis cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la durée pendant laquelle vous souhaitez pouvoir annuler un message envoyé (5, 10, 20 ou 30 secondes). Faites ensuite défiler jusqu’en bas et enregistrez les modifications. Chaque fois que vous envoyez un message, vous verrez un lien d’annulation dans une boîte noire flottant en bas à gauche de l’écran sur le bureau et en bas à droite sur le mobile.

Si vous cliquez sur ce lien avant la fin du délai, votre message ne sera pas envoyé. Vous aurez la possibilité de le rééditer ou de le supprimer entièrement. Vous pouvez même annuler les rejets, de sorte que lorsque vous supprimez un message en cours, vous pouvez le ramener et recommencer.

Faire glisser des messages ou des étiquettes

Gmail propose des étiquettes, et non des dossiers. Ils ont la même fonction, bien qu’ils soient gênants pour les personnes habituées au paradigme des dossiers. Il est facile de faire glisser un message de la boîte de réception vers un libellé et de le classer ainsi, archivé pour de futures recherches. Mais si ce message dans la boîte de réception nécessite une attention particulière, vous pouvez procéder à l’envers : Faites glisser l’étiquette de la barre latérale gauche vers le message. Le message reste dans la boîte de réception, mais il est prêt pour un archivage ultérieur.

Envoyer+Archiver

Étiquetez un message avant de l’envoyer en cliquant sur le menu Plus d’options en bas à droite de la fenêtre de composition. Vous pouvez ensuite l’archiver instantanément une fois envoyé. Pour le configurer, allez dans Voir tous les paramètres > Général > Envoyer et archiver > Afficher le bouton « Envoyer et archiver » dans la réponse. Si une réponse que vous composez possède déjà un libellé, vous verrez apparaître un nouveau bouton appelé Envoyer+Archiver (bien qu’il ne dise pas vraiment « archiver », il affiche l’icône d’archive de Gmail : une boîte de fichier avec une flèche vers le bas). Cliquez sur ce bouton et l’ensemble du fil de discussion est archivé dans le libellé pré-attribué.

Déguisements et alias d’adresses électroniques

Gmail ignore les points dans votre adresse électronique. Ainsi, [email protected] est identique à [email protected] ou même à [email protected]. Ils sont tous destinés à la même personne. Cette fonctionnalité peut sembler inutile, mais vous pouvez tout de même voir le schéma, ce qui constitue une excellente astuce pour s’inscrire à des lettres d’information ou pour partager votre adresse électronique. Vous pouvez ainsi savoir qui a vendu votre nom à des spammeurs, par exemple.

Gmail ignore également tout ce qui suit le signe plus (+). Ainsi, [email protected] est envoyé au même endroit que [email protected]. Cet alias est incroyablement pratique pour filtrer les messages, car les filtres Gmail voient ce qui suit le signe +. Ainsi, si vous vous inscrivez à toutes les lettres d’information avec [email protected], vous n’aurez qu’à filtrer les messages envoyés à cette adresse, plutôt qu’à chaque expéditeur de lettre d’information. (L’inconvénient est que de nombreux services n’autorisent pas les inscriptions avec des adresses électroniques comportant des caractères « facultatifs » comme le signe plus).

Optimisez votre recherche

Le moyen le plus rapide d’effectuer une recherche avancée dans Gmail est de cliquer sur la flèche vers le bas dans le champ de recherche, ce qui produit une boîte de dialogue de recherche complète. Mais Gmail prend en charge de nombreux opérateurs de recherche. Par exemple, tapez « dans:poubelle » et « dans:spam » pour rechercher uniquement dans ces dossiers (ils sont généralement ignorés). Vous pouvez également restreindre la recherche à « dans:boîte de réception ». Utilisez « label : » suivi du nom du label/dossier pour effectuer une recherche uniquement dans ce dossier. L’option « filename : » suivie du nom d’un fichier réel permet de rechercher des pièces jointes spécifiques.

Utilisez le signe moins (trait d’union) pour rechercher une chose et pas une autre : Par exemple, « dinner -movie » permet de rechercher les messages contenant le mot « dinner », mais pas ceux qui mentionnent le mot « movie ». L’autre opérateur booléen pris en charge est « OR » (tout en majuscules).

Réponse en boîte

Arrêtez de taper autant, surtout le même message, encore et encore. Les modèles – anciennement appelés « réponses automatiques » – sont indispensables pour les e-mails répétés, redondants et répétitifs. Activez-les via Voir tous les paramètres > Avancés > Modèles > Activer. Faites défiler l’écran jusqu’à Enregistrer les modifications, et Gmail se rechargera. Créez un nouvel e-mail et rédigez une réponse standard. Cliquez sur le menu de points de suspension dans le coin inférieur droit du message et sélectionnez « Modèles ». Ici, vous pouvez enregistrer le message que vous venez de taper comme modèle pour les messages futurs, ou appliquer un modèle déjà enregistré à la fenêtre actuelle. Si vous réécrivez la réponse automatique, vous pouvez la réenregistrer avec le même nom pour une utilisation ultérieure. (Toutefois, dans ce cas, il existe une extension qui facilite grandement ce genre de choses, appelée Magical, qui ne fonctionne pas seulement dans Gmail).

Soyez intelligent

Smart Reply est une technologie d’apprentissage automatique qui prépare trois réponses courtes et appropriées aux messages que vous recevez. Une simple pression sur la réponse proposée l’ajoute à la fenêtre de réponse, où vous pouvez l’envoyer ou en écrire davantage. Elle apparaît dans les applications Gmail pour iOS et Android, ainsi que dans l’interface web de bureau. Si vous trouvez ces suggestions ennuyeuses, désactivez-les via Voir tous les paramètres > Général > Réponse intelligente > Réponse intelligente désactivée, puis faites défiler la page pour enregistrer les modifications.

De même, la fonction de composition intelligente suggère des mots ou des phrases à utiliser lorsque vous tapez un e-mail. Si vous tapez « J’espère que vous », par exemple, vous verrez peut-être « allez bien » apparaître en texte grisé. Si c’est ce que vous vouliez dire, appuyez sur la touche de tabulation et Gmail insérera automatiquement « vont bien » dans votre message. Sinon, continuez à taper et la suggestion disparaîtra. Pour désactiver cette fonction, accédez à Voir tous les paramètres > Général > Composer intelligemment > Désactiver les suggestions d’écriture, puis enregistrez les modifications.

Se déconnecter à distance

Vous pouvez accéder à Gmail à partir de plusieurs appareils en même temps. Il peut arriver que vous restiez connecté alors que vous ne le souhaitez pas (sur un ordinateur public, par exemple) ou, pire encore, que vous soupçonniez quelqu’un d’utiliser votre compte dans votre dos (activez l’authentification à deux facteurs pour éviter cela). Sur le bureau, faites défiler la page jusqu’au bas de votre boîte de réception. Dans les petits caractères en bas de la page, il est indiqué Dernière activité du compte, suivi d’une heure. Cliquez sur le lien Détails situé en dessous pour voir toute l’activité du compte. Si quelque chose vous semble suspect, faites un bilan de sécurité de Google et désactivez les sessions ouvertes sur d’autres appareils.

Appuyez sur le bouton Mute (ou Snooze)

Mettez en sourdine les fils de discussion que vous souhaitez bannir. Dans votre boîte de réception, cliquez sur la case à cocher située à côté du fil de discussion en question, puis cliquez sur l’icône représentant une ellipse en haut et sélectionnez Muet. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un fil de discussion sur le bureau pour afficher un menu contenant Muet. Le fil de discussion semblera disparaître, mais il restera dans l’archive même si de nouveaux messages arrivent. Vous ne verrez plus aucun message de la discussion, sauf si vous en êtes le destinataire direct ou si vous le recherchez.

Si vous souhaitez simplement mettre en sourdine une discussion pendant une durée déterminée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fil de discussion pour trouver l’option Snooze. Si vous cliquez sur Snooze, le message disparaît de la boîte de réception et revient après la durée que vous avez spécifiée.

Comment sélectionner tous les e-mails de Gmail

Pour sélectionner tous les messages d’un libellé dans Gmail, vous cliquez sur la case à cocher dans le coin supérieur gauche, n’est-ce pas ? Presque. En cochant cette case, vous sélectionnez toutes les conversations de la première page de résultats, dans la limite de 100 éléments. Si vous voulez tout ce qui se trouve sous ce libellé, visible ou non sur la page, cochez la case et recherchez le lien en haut des résultats qui dit Sélectionner toutes les X conversations dans [Libellé].

S’attacher

La première astuce pour envoyer des pièces jointes : N’oubliez pas de les joindre. Heureusement, Gmail affiche un rappel si votre message contient des phrases telles que « J’ai joint » ou « J’ai inclus » et que vous cliquez sur « Envoyer » sans joindre quoi que ce soit.

Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers depuis le bureau vers un message Gmail. Les images seront intégrées au message, sauf si vous faites glisser le fichier vers la barre d’outils située sous le volet de composition. Il y a une limite de 25 Mo par message Gmail. Si votre fichier est trop volumineux, il est placé sur Google Drive et le destinataire reçoit un lien. Vous pouvez toutefois recevoir des pièces jointes d’une taille maximale de 50 Mo.

Si vous êtes un grand utilisateur de Google Drive, joindre des éléments qui s’y trouvent déjà est non seulement un jeu d’enfant, mais ils ne sont pas comptabilisés dans la limite des 25 Mo. Cliquez sur l’icône Insérer des fichiers à l’aide de Google Drive dans la barre d’outils de la fenêtre de composition pour choisir un fichier à joindre. Cette méthode vous permet également de contourner le type de fichiers que Gmail bloque, comme les fichiers EXE. (Pour en savoir plus, voir Comment envoyer des fichiers volumineux sur Internet).

Vous voulez la même chose pour votre compte Dropbox ? Utilisez l’extension Chrome Dropbox pour Gmail.

Créer un délégué

Vous pouvez déléguer le contrôle de votre compte Gmail à une autre personne, qu’il s’agisse d’un administrateur de l’entreprise ou de votre conjoint. Configurez le compte sous Voir tous les paramètres > Comptes et importation > Autoriser l’accès à votre compte > Ajouter un autre compte. La personne doit également posséder un compte Google ou Gmail, et son adresse électronique doit se terminer par un nom de domaine correspondant au vôtre. Si vous vous rendez dans le chemin ci-dessus et que vous y trouvez un délégué que vous n’avez pas autorisé, changez immédiatement votre mot de passe – vous avez probablement été victime d’un hameçonnage.

Supprimer les gros messages

If you’re about to use the 15GB of free storage provided by Google and don’t want to pay more, delete some posts. Search for « size:xm » where you replace the x with a number. The « m » stands for megabytes. Any message larger than 10 MB probably contains large attachments. Save them to your hard drive, but not to Google Drive, that’s the space you share with Gmail, so it won’t save space.