Les professionnels sont toujours à la recherche de moyens de gagner du temps, car on attend d’eux qu’ils en fassent beaucoup plus que jamais.

Essayer d’en faire plus dans le même laps de temps peut causer du stress et de l’inquiétude dans l’esprit. Pour les utilisateurs d’Outlook, ce stress et cette inquiétude peuvent être réduits en comprenant et en utilisant quelques fonctionnalités permettant de gagner du temps dans l’application pour les aider à mieux s’organiser.

1. Personnaliser la vue Outlook Aujourd’hui et en faire la page par défaut est un excellent moyen d’avoir un aperçu rapide de ce qui est important pour un utilisateur chaque fois qu’Outlook est ouvert.

La plupart des utilisateurs d’Outlook de la fonctionnalité de calendrier comprennent comment ils peuvent changer l’affichage de Quotidien à Hebdomadaire ou Mensuel pour le voir en fonction de leurs préférences d’affichage de rendez-vous. Cependant, peu de gens réalisent qu’ils peuvent également configurer Outlook Aujourd’hui pour afficher tout ce qu’ils veulent en dehors de leur boîte de réception par défaut. Avec Outlook Aujourd’hui, les utilisateurs peuvent afficher jusqu’à 7 jours de leur calendrier, toutes les tâches ou uniquement les tâches dues le jour en cours, et créer des liens rapides vers des dossiers de boîte aux lettres sélectionnés ou d’autres options Outlook souvent utilisées.

2. Définir des priorités sur les tâches et les rendez-vous aide à gérer le temps personnel et professionnel, ce qui peut réduire le stress et permettre une réalisation plus efficace des objectifs.

L’utilisateur peut faire d’Outlook un outil d’organisation pour l’aider à planifier ses tâches ou à faire en fonction de ses priorités de travail ou d’objectifs en définissant les éléments sur faible, normal (moyen) ou élevé. Avec les nouvelles versions d’Outlook, les utilisateurs peuvent également établir des priorités élevées ou basses pour les rendez-vous et les réunions.

3. L’attribution de catégories aux tâches, rendez-vous et contacts permet de voir plus facilement quels éléments sont professionnels, personnels ou liés à un projet.

Créer, attribuer et rechercher une catégorie à l’aide d’un nom de projet est l’un des moyens les plus efficaces d’organiser puisque chacun des éléments classés dans le calendrier Outlook, la liste des tâches et la boîte aux lettres peut être trouvé en utilisant la catégorie dans une recherche. Considérez une catégorie comme un moyen de regrouper tous les éléments Outlook associés afin qu’ils soient plus faciles à suivre.

4. Trouver l’adresse physique d’un contact sur une carte et ensuite obtenir des instructions de conduite a été rendu très facile, donc se perdre et être stressé est moins probable.

Avec un clic sur une icône sur un contact Outlook ouvert aux États-Unis, une fenêtre Internet peut être ouverte affichant une carte avec leur emplacement. Cela permet de gagner du temps pour trouver où ils se trouvent. Ensuite, avec un autre clic et quelques frappes, l’utilisateur d’Outlook peut obtenir des instructions de conduite à imprimer avant de quitter le site Web.

5. Marquer les e-mails comme non lus pour un examen ultérieur peut vous faire gagner du temps en trouvant le même e-mail dans la boîte de réception ou dans un autre dossier à un autre moment.

Il arrive parfois qu’un e-mail soit trop long à lire lorsqu’il est ouvert pour la première fois parce que le lecteur n’a pas le temps de le lire immédiatement ou d’examiner les liens hypertexte ou les pièces jointes qui peuvent y être inclus. Un e-mail déjà ouvert peut être marqué comme non lu pour le garder plus visible dans la boîte de réception pour un examen ultérieur.

6. Marquer les e-mails comme une réponse future est un moyen de libérer l’esprit de la tâche pour le moment.

Si un e-mail nécessite une action supplémentaire, une révision ou une recherche dans le futur, les utilisateurs d’Outlook peuvent rapidement marquer l’e-mail pour un suivi. Ce suivi est indiqué par un indicateur dans l’e-mail et les utilisateurs recevront un rappel de tâche à la date et à l’heure spécifiées dans le processus de signalement.

7. Utiliser le courrier électronique pour répondre à un sondage rapide au lieu de tenir une réunion est un autre gain de temps considérable.

Outlook offre un moyen efficace d’inciter un grand nombre de personnes à fournir des réponses à une question, à prendre une décision ou à répondre à une simple enquête. Les utilisateurs peuvent facilement créer des sondages à l’aide de la fonction de vote dans le courrier électronique Microsoft Outlook.

8. La définition d’une date de livraison future peut faire oublier les réponses aux e-mails et les tenir à l’écart de la liste des tâches (à faire) qui ne cesse de s’allonger.

Avec cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent configurer un e-mail pour qu’il sorte à une date spécifiée. Pour les entreprises, ce type d’e-mail peut être utilisé pour rappeler à quelqu’un une action à venir ou pour des rappels de réunion. Une autre utilisation de la livraison future consiste à définir un e-mail pour envoyer un message d’anniversaire ou d’anniversaire à temps au lieu de risquer un message tardif après avoir oublié la date réelle.

9. Avoir trop de comptes de messagerie différents dans divers endroits, comme les systèmes Internet gratuits, peut empêcher le courrier indésirable d’entrer dans la boîte aux lettres principale, mais cela prend souvent beaucoup de temps pour le propriétaire de tous les vérifier.

Au lieu de vérifier chaque compte, l’utilisateur d’Outlook peut choisir de les télécharger tous dans sa boîte de réception Outlook en consultant la documentation d’aide des différents outils de messagerie pour voir si les e-mails peuvent être téléchargés dans Outlook. Si les e-mails sont téléchargeables, il est généralement facile de suivre les instructions d’aide pour le configurer. Cette configuration initiale peut prendre un peu de temps à l’avance, mais elle permet d’économiser du temps et des frappes à l’avenir.

10. Définir des règles pour classer les e-mails directement dans des dossiers ou attribuer des catégories est un excellent outil d’économie de temps et d’organisation.

S’il le souhaite, l’utilisateur d’Outlook peut même créer des dossiers pour différents noms de compte de messagerie, puis définir des règles pour que ces e-mails soient placés dans le dossier approprié. Les e-mails répondant aux règles définies peuvent être envoyés dans des dossiers avant d’être ouverts au lieu d’avoir à être lus puis déplacés dans des dossiers. Les messages non lus et leur dossier refléteront toujours cela avec des sujets en gras dans la liste et des numéros non lus par noms de dossier afin que les utilisateurs sachent qu’il y a un e-mail qui peut nécessiter leur attention.

En tant que professionnel, déterminez lesquelles de ces fonctionnalités d’organisation vous permettront de gagner du temps, de réduire le stress et d’apporter la tranquillité d’esprit au travail et dans les situations personnelles. En tant qu’utilisateur d’Outlook, continuez à rechercher des moyens pour cette application de gagner du temps qui serait mieux consacré à des priorités et des objectifs plus élevés.