gerer votre journee de travail dans les ventes internes

Gérer votre journée de travail dans les ventes internes

Au CRM ou pas au CRM – telle est la question

La plupart des organisations avec lesquelles je travaille ont mis en place une forme de base de données clients ou un système de gestion de la relation client. Si vous le faites, vous devriez en apprendre tous les aspects et l’utiliser pour gérer votre vie professionnelle. Simple.

Un bon CRM vous permettra de suivre chaque contact avec un client, ce que vous avez dit, ce qu’il a dit et les progrès que vous avez réalisés dans le processus de vente de votre entreprise. Les CRM peuvent être utiles pour organiser des données telles que les indicateurs de performance clés – les KPI et beaucoup d’entre eux ont des calendriers et une gestion des e-mails intégrés.

Si vous n’avez pas de système CRM, achetez-en un, louez-en un dans le cloud, tel que Salesforce, ou utilisez la dernière version de Microsoft Outlook avec le module complémentaire CRM. Mieux encore, procurez-vous Office 365 pour vous et votre équipe, ajoutez le boulon CRM et vous cuisinez au gaz. Si vous connaissez Outlook et la suite de produits Office, votre courbe d’apprentissage pour Office 365 sera négligeable. Je vais vous montrer comment vous pouvez faire cela et enfin vous familiariser avec la gestion du temps et des e-mails.

Office 365 est le rêve d’un vendeur interne. Ajoutez Dynamics CRM Online et vous obtenez la solution intuitive parfaite. Vos e-mails, tâches et rendez-vous d’Outlook peuvent être automatiquement synchronisés dans la base de données. Vos documents Word et vos fichiers Excel peuvent également y être stockés. Vos conversations seront notées et enregistrées. Et pas seulement pour vous, mais pour toute votre entreprise.

Il n’y a rien de pire pour un client que lorsqu’il appelle une entreprise et qu’il est traité comme un étranger. Cela n’arrive pas avec un bon système CRM. Vous et vos employés partagez toutes les interactions avec votre communauté dans le système. Vous avez le système intégré aux sites de médias sociaux comme Facebook et LinkedIn. Vous avez des e-mails, des activités, des notes, des conversations et des documents liés à chaque contact et compte. Entrons dans Office 365.

Utilisez le nuage

Office 365 se trouve dans le cloud, en d’autres termes, il est accessible depuis n’importe quel appareil via Internet. Il ne repose pas sur un disque dur à l’ancienne. Cela signifie que vous pouvez extraire des données de n’importe quel appareil, alors configurez-les tous en premier. Votre téléphone, ordinateur portable, PC, tablette. Chaque fois qu’une entrée est effectuée sur n’importe quel appareil, la base de données est mise à jour dans le cloud en temps réel afin que tout le monde puisse voir les informations de leurs appareils.

365 Contacts

La meilleure fonctionnalité ici est l’option de fusion où vous pouvez lier vos comptes de médias sociaux à vos contacts. Ainsi, lorsque vous vous connectez avec un nouveau contact, ses détails sont automatiquement transférés dans vos contacts, avec une photo également.

Si vous prenez l’habitude de photographier les personnes que vous rencontrez avec votre téléphone, intégrez-les dans les coordonnées. Ainsi, lorsqu’ils appellent votre mobile, leur nom apparaît et une photo aussi. Une image rappelle des souvenirs bien plus vite qu’un texte.

Les e-mails de nouveaux contacts peuvent être glissés dans la boîte de contacts et une entrée de contact est automatiquement créée avec tous les détails récoltés à partir de l’e-mail.

Calendrier 365

Définissez d’abord les options pour que votre calendrier ressemble à ce que vous voulez. Décidez de votre semaine de travail, qui peut inclure le samedi, la mienne le fait. Triez la vue par défaut de votre calendrier.

Décidez maintenant des couleurs pour différents articles. Voici ma suggestion :

  • Rouge – gagner de l’argent

  • Bleu – activités marketing

  • Jaune – administration

  • Vert – développement personnel

  • Orange – activités personnelles

Vous pouvez alors voir en un coup d’œil si vous êtes productif ou non.

Microsoft fournit une plate-forme logicielle de réunion Web de qualité professionnelle appelée Skype for Business. Il utilise le moteur Skype mais n’est pas connecté à votre Skype personnel. Il vous permet d’organiser une réunion Web avec n’importe qui ou n’importe quel groupe en un clic. Assurez-vous de l’obtenir et de le lier à Office 365. C’est bien mieux que GoToWebinar et plus rentable aussi.

365 tâches

Office 365 est livré avec un moteur de gestion des tâches stable qui est sous-utilisé. Beaucoup de gens listent simplement toutes leurs tâches dans une liste géante de « choses à faire », ce qui peut être très déconcertant.

Il existe plusieurs façons de convertir vos tâches en quelque chose de plus digeste. La première consiste à mettre des dates sur chaque tâche – dates de début et de fin – afin qu’elles apparaissent au bas de votre calendrier pour le jour concerné. Pratique si elles doivent être faites ce jour-là.

Je le fais différemment. Je catégorise chaque tâche afin de pouvoir les regrouper sur mon agenda. Je crois que je suis plus productif lorsque j’effectue des tâches similaires en grappes plutôt qu’en roue libre.

Tout d’abord, je suis parfaitement clair quant à mes objectifs, en soutenant les projets et les objectifs que je dois atteindre. Je suis sûr que vous aussi. Dans cet esprit, vous devez être sélectif si vous ajoutez un élément dans les tâches. Vous ne devriez le faire que si cela vous fait avancer dans vos objectifs. Si c’est le cas, c’est ce qu’on appelle une prochaine action tactique – une TNA.

J’ai des TNA pour :

  • TNA : Appels

  • TNA : en ligne

  • TNA : faire

  • TNA : écrire

  • TNA : Un jour peut-être

Le dernier est vrai; J’ai 35 articles dans cette catégorie pour le moment, mais aucun n’est décisif, mais les quatre premiers sont ce que mon calendrier contient le plus.

Lorsqu’une nouvelle tâche arrive dans votre liste de tâches, placez-la comme non affectée – elle trouvera automatiquement son chemin vers le haut, donc lorsque vous faites votre gestion des tâches, vous pouvez lui attribuer un TNA. Utilisez votre téléphone pour ajouter des tâches chaque fois que vous pensez à quelque chose ou que quelqu’un vous donne un travail à faire. Ne comptez pas sur le cerveau pour vous souvenir, ce ne sera pas le cas, mais le téléphone le fera. La tâche se déroulera dans le cloud et se synchronisera sur tous les appareils.

365 E-mail

La base de toutes les communications et l’un de vos points de collecte. Je parlerai des points de collecte sous peu. Mais apprivoisons votre email une fois pour toutes ; J’ai connu des vendeurs qui s’y noyaient. Voici comment.

Avant d’aller plus loin, désactivez votre fonction d’alerte par e-mail. Ce doit être l’une des pires distractions connues du vendeur interne.

Vous êtes autorisé à consulter régulièrement vos e-mails pour les éléments importants, mais il est préférable de le faire toutes les deux heures, par exemple à 9h00, 12h00, 15h00 et 17h00. Mais seulement pour traiter les urgences, laissez le reste pour plus tard lorsque vous videz votre boîte de réception. Pour un rappel rapide de l’urgence par rapport à l’important, vous ne ferez pas pire que la grille de gestion du temps de Stephen Covey. Vous pouvez voir ci-dessous qu’il crée quatre cases qui déterminent si une tâche doit être effectuée ou retardée ou même ignorée.

Si vous avez vraiment besoin de garder un œil sur les e-mails urgents au fur et à mesure qu’ils arrivent, achetez-vous une montre intelligente et Bluetooth votre boîte de réception. J’ai un Microsoft Band qui le fait pour moi, il vibre et vous regardez le petit écran sans accéder au courrier électronique.

Et vous devez vider votre boîte de réception tous les jours. Voici comment.

Choisissez une fenêtre de 60 minutes chaque jour à un moment donné, de préférence avant la fin du jeu. Commencez par le premier e-mail. Pouvez-vous le manipuler en moins de 2 minutes ? Si c’est le cas, manipulez-le. Si cela va prendre plus de 2 minutes, placez-le dans une tâche à traiter à un autre moment. Vous pouvez simplement faire glisser l’e-mail dans la zone des tâches sur Office 365 et il remplira automatiquement une tâche, qui reste non affectée pour être affectée ultérieurement à un SNA.

Si c’est quelque chose que vous ne voulez pas, comme un abonnement, voyez si vous pouvez vous désabonner. Soyez impitoyable avec ceux-ci.

S’il a juste besoin d’être classé quelque part, faites-le simplement glisser dans le dossier de votre PC auquel il appartient.

Parcourez vos e-mails de cette manière et vous viderez votre boîte de réception. Et vous devez le faire tous les jours. Croyez-moi, vous vous sentirez bien quand vous le ferez.

Points de collecte

C’est mon terme pour désigner l’endroit où l’information et les communications entrent dans votre entreprise. Réfléchissez rapidement aux points de collecte dont vous disposez. Voici le mien quand j’ai fait cet exercice pour la première fois:

  • Les textes

  • E-mail

  • Poster

  • Dans le plateau sur mon bureau

  • Bureau

  • Tableau de bord de voiture

  • Post-it sur mon écran d’ordinateur

  • Tâches non attribuées sur mon téléphone

  • Messagerie vocale mobile

  • Messagerie vocale fixe

  • Messagerie directe sur les médias sociaux

  • Communications WhatsApp

  • Des idées stockées dans mon cerveau

Le but est de les réduire, j’ai été impitoyable car plus vous avez de points de collecte, plus tout devient difficile à contrôler et vous serez vite débordé. Voici ma liste triée :

  • Les textes

  • E-mail Office 365

  • Tâches non assignées pour les idées, etc.

  • Dans le bac sur mon bureau pour tous les papiers y compris le courrier

  • Dossier en plastique dans une mallette pour reçus, etc.

Le courrier électronique est roi pour moi, donc je canalise tout dans ma boîte de réception et comme je peux y accéder sur mon téléphone, je ne manque rien. Tous les messages des médias sociaux arrivent par e-mail, eBay notifie tout. Cela signifie que j’ai une boîte de réception pleine tous les jours, mais je l’efface chaque jour.

Faites toutes ces choses et vous aussi vous gérerez votre temps très efficacement afin que vous puissiez vous concentrer sur la vente. Je fais.

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