Intégration et personnalisation de Microsoft CRM : SharePoint Document Gateway

MS CRM est très proche de l’automatisation du workflow documentaire, y compris des documents Microsoft Office : Words, Excel, etc. Le workflow documentaire a été parfaitement automatisé il y a environ 10 ans dans Lotus Notes Domino. Dans ce petit article, nous décrivons la solution basée sur l’intégration de MS CRM avec MS SharePoint.

Microsoft CRM est un nouvel acteur sur le marché des applications CRM et gagne des parts de marché. Ayant un paradigme différent dans sa conception (il mise sur le système d’exploitation et les technologies Microsoft et ignore complètement les plates-formes alternatives, telles que UNIX, Linux, Oracle, etc.). Le marché de Microsoft CRM est très diversifié : du plus petit (5 utilisateurs) au plus grand (plusieurs centaines de licences utilisateur MS CRM) et il dessert une variété d’industries : Transport, Logistique, Avocats, Caisses de retraite, High-Tech, et bien d’autres. Le déploiement de technologies telles que Windows Active Directory, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL Server, Crystal Reports Enterprise, Biztalk, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains et Navision dans un futur proche fait du CRM un système apprécié des départements informatiques orientés Microsoft.

Allons droit au sujet.

Le problème majeur avec le stockage de documents dans MS CRM sous la forme de pièces jointes à l’activité est l’incapacité de travailler sur ces fichiers joints en coopération avec d’autres collègues, qui n’ont pas à utiliser CRM. Lorsque plusieurs personnes de service répondent aux demandes du même client, cela est nécessaire. Actuellement, vous pouvez utiliser une autre méthode lorsque vous stockez des documents bureautiques dans les dossiers de votre système de fichiers et lors de la modification d’un document, vous l’enregistrez et le rattachez au CRM. Cela n’est pas pratique, car cela nécessite d’abord que tous vos utilisateurs d’édition aient des licences CRM, ce qui retarde la mise en œuvre du CRM.

Nous semblons augmenter la popularité des systèmes de stockage de documents, tels que Microsoft SharePoint, Oracle Files, etc. Ces systèmes, mis en œuvre, vous permettent de gagner du temps, en ce qui concerne les révisions et les versions des documents, les cycles d’approbation et les flux de travail, l’accès Web via des systèmes de portails Web, etc. .

L’objectif de notre produit est l’intégration de Microsoft SharePoint avec MS CRM pour le stockage de documents. Jetons un coup d’œil aux détails de réalisation technique de haut niveau :

oLa principale modification du côté MS CRM est le changement de comportement standard du système lorsque vous ouvrez une pièce jointe dans Activité. Le CRM standard non modifié vous propose de stocker les documents dans le système de fichiers. La version modifiée enregistre le document dans la bibliothèque de documents SharePoint (la bibliothèque requise est sujette à être configurée par l’administrateur du système MS CRM) ou conservez-la dans MS CRM telle quelle (pour les documents d’importance mineure). À partir du moment où le document est enregistré dans la bibliothèque de documents SharePoint, il n’est pas stocké dans MS CRM – CRM ne stockera désormais que le lien/la référence au document. Vous avez également la possibilité d’ouvrir et de modifier le document à l’endroit de l’ouverture, ce qui accélère considérablement les performances des utilisateurs de MS CRM.

oTable, le stockage des liens vers les documents se trouve dans une base de données séparée et ne traite pas des tables MS CRM (vous savez qu’il vous est interdit de faire des changements de structure dans la base de données MS CRM)

oLe processus d’enregistrement de documents dans MS SharePoint se produit dans MS CRM et avec son assistance – le pont SharePoint, qui ajoute et met à jour le document existant dans la bibliothèque de documents de destination avec des appels MS SharePoint Web Services

o Lors de l’ajout dans la bibliothèque de documents, MS CRM – SharePoint bridge enregistre le document dans la table spéciale pour l’extraction future des données ou l’enregistrement du mécanisme de notification

oEnsuite, les utilisateurs intéressés peuvent travailler avec les documents en utilisant simplement MS Office 2003 ou d’autres programmes/outils d’édition, en supposant que ces outils ont accès à MS SharePoint

oLes commentaires sont fournis par le composant MS SharePoint Event Handler. Il s’agit d’un gestionnaire spécial, qui inspecte l’état des modifications de documents, transféré de MS CRM vers le stockage de documents (SharePoint) et signale au propriétaire de l’activité les modifications avec les notifications de la page d’accueil (page d’accueil de l’utilisateur dans MS CRM). L’utilisateur peut à son tour consulter l’historique de l’édition du document – qui, quand et où est le changement

oActivité d’ouverture, où le document est « attaché », et en fait placé dans la bibliothèque de documents MS SharePoint, et en appuyant sur le bouton d’ouverture, l’utilisateur MS CRM obtient la version en direct des données

oCette approche vous permet de travailler de manière transparente avec le document MS CRM dans tout l’espace d’information de votre entreprise

oDes améliorations supplémentaires à ce produit peuvent être la gestion de la bibliothèque de documents directement à partir de MS CRM (interface Web – c’est-à-dire à distance), l’interface d’administration pour la révision des documents MS Sharepoint, la possibilité de créer des rapports sur l’état de stockage des documents, la gestion des droits/accès (auteur, lecteur, contributeur etc) à partir de MS CRM, intégration de pages de portail dans MS CRM pour n’en nommer que quelques-uns.

Bonne programmation, implémentation, personnalisation et modification ! Si vous voulez que nous fassions le travail, appelez au 1-630-961-5918, 1-866-528-0577 ! help@albaspectrum.com