Manipulez-vous des documents à grande échelle ?
Devenir sans papier est l’objectif des grands et des petits bureaux, mais le plus grand défi est de gérer et de contrôler les documents numériques, ce qui peut être une tâche compliquée comme le traitement des fichiers physiques. Un bon logiciel de gestion de documents est la réponse à ce défi de partager, de stocker, de collaborer et d’éliminer efficacement tous les enregistrements obsolètes. SharePoint est un excellent outil de gestion de documents qui est généralement considéré par de nombreuses organisations car elles utilisent déjà les produits Microsoft pour diverses tâches.
Qu’est-ce que la gestion de documents SharePoint et que pouvez-vous en attendre ?
La gestion de documents SharePoint est spécifiquement conçue pour être un intranet et un outil de collaboration qui offre un lieu sécurisé pour stocker, partager, organiser et également accéder facilement à toute information. SharePoint est proposé en version sur site, hybride et cloud. Il est livré avec un large éventail de fonctionnalités et d’ensembles de fonctions, ainsi qu’une fonctionnalité en constante évolution et des accords de licence complexes. Il a été déployé aux côtés de Microsoft Exchange, des applications Web de bureau, de Skype pour les entreprises par des organisations de taille moyenne et également de grands départements. Son principal canal de distribution a été Office 365. SharePoint basé sur le cloud a été développé afin d’améliorer la plate-forme et d’améliorer l’expérience utilisateur et d’améliorer la recherche dans un monde où la vitesse et la personnalisation sont attendues.
Comment utiliser SharePoint pour la gestion de documents ?
Un système de gestion de documents riche en fonctionnalités est une exigence primordiale pour les entreprises souhaitant rationaliser, automatiser et optimiser le processus axé sur les documents et également rendre les employés plus productifs.
Capture et validation:
Les organisations commerciales doivent exploiter diverses données non structurées dans des formats variés comme les fichiers JPG, TIFF ou CAO qui ne peuvent pas être recherchés par le contenu. Afin de faciliter la manipulation de tels documents, il est important de rendre tous les documents lisibles. Ceci peut être réalisé grâce à l’intégration de systèmes de gestion de documents dotés d’un logiciel OCR. Intégré à l’OCR, SharePoint peut offrir une conversion à haut volume de documents papier en documents numériques facilement consultables et pouvant également être classés, indexés et enregistrés dans les bibliothèques.
Indexage:
Dans SharePoint, les documents sont indexés automatiquement, ce qui facilite leur récupération plus rapide. Le système de gestion de documents attribue un identifiant unique au document afin qu’il n’y ait pas de confusion due à des noms de documents similaires. Il prend également en charge la création de nombreux champs de métadonnées pour chaque document, ce qui simplifie le stockage, la classification et la recherche de documents.
Stockage:
Les grandes entreprises ont souvent besoin d’un espace de stockage énorme pour leurs documents numériques et sont également tenues de conserver les informations confidentielles sur les employés, les clients et d’autres activités commerciales pendant un certain temps. Les données collectées dans SharePoint Online sont appelées une liste, composée d’éléments de liste et contenant jusqu’à 30 millions d’éléments. SharePoint prend en charge les fichiers de type les plus courants et fonctionne également avec des extensions de fichier telles que .odt, .ods, .ppsx qui sont rares. Il aide également à optimiser les ressources de contenu en supprimant automatiquement les fichiers inutiles.
Collaboration:
La collaboration est une fonctionnalité clé de la gestion des documents, car elle aide les employés à modifier facilement des documents simultanément et à voir les modifications via les barres colorées, ce qui augmente finalement la productivité. La plate-forme est également connue pour ses capacités de co-création, ce qui permet aux employés de travailler simultanément sur des documents d’entreprise.
Conformité réglementaire et sécurité :
Ceci est important pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les entreprises doivent constamment ajuster leurs politiques externes et internes afin d’assurer la conformité réglementaire. Et le non-respect peut entraîner des amendes, un confinement et même une rupture de contrat. SharePoint permet de contrôler les personnes qui peuvent afficher, supprimer ou modifier les documents et d’établir un système ayant plusieurs niveaux d’autorisation pour les utilisateurs.
Distribution et récupération :
Tous les documents de toute entreprise doivent être accessibles 24 heures sur 24, de n’importe où et de n’importe quel appareil. Afin de rester compétitives, les organisations commerciales doivent être flexibles et rapides dans leurs réponses aux partenaires et aux clients et également distribuer les documents importants dans des formats faciles à modifier. La gestion de documents SharePoint a une interface utilisateur facile à utiliser et est également disponible en version mobile. Désormais, même l’absence de connexion Internet n’est plus un problème car les utilisateurs peuvent travailler avec des documents hors ligne. Toutes les modifications apportées hors ligne seront synchronisées une fois la connexion Internet établie.