Super Astuces pour maîtriser Outlook toutes versions

Dans l’entreprise, Microsoft Outlook est le logiciel numéro un utilisé pour gérer le courrier électronique.

Il vous permet d’envoyer et de recevoir des messages électroniques, de gérer votre emploi du temps et vos tâches. Outlook est assez facile à apprendre. Mais comme de nombreux logiciels de la suite Office, il existe de nombreuses techniques qui permettent d’aller plus loin. Par conséquent, nous avons rassemblé les fonctionnalités cachées d’Outlook pour catégoriser automatiquement leurs e-mails, les signer, les personnaliser et même planifier la livraison. Si vous utilisez également d’autres logiciels de la suite bureautique Microsoft Office, assurez-vous de consulter les conseils pour Excel, Powerpoint, Word pour les débutants et Word pour les professionnels. Raccourcis clavier de Microsoft Outlook Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser de nombreux raccourcis clavier dans Microsoft Outlook.

Voici les 10 principaux raccourcis clavier Outlook que nous utilisons tous les jours.

Alt + R ou CTRL + R : réponse Alt + L : répondre à tous Alt + S ou CTRL + Entrée : envoyer Alt + W ou CTRL + F : transférer F3 : Recherche F9 ou CTRL + M : envoyer et recevoir tout Ctrl + P : imprimer Ctrl + S : Enregistrer comme brouillon Ctrl + N : Créer un nouveau message Ctrl + 1,2,3,4…

Ouvrir le courrier, le calendrier, les contacts, les tâches, etc. Ctrl + V : Créer un nouveau message en utilisant le contenu du presse-papiers Le saviez-vous ?

S’il y a du contenu dans le presse-papiers, il suffit d’aller dans Outlook et d’appuyer sur la touche de raccourci Ctrl + V : un nouvel e-mail sera créé automatiquement.

Organiser les fichiers de courrier électronique Sur Outlook, vous pouvez créer des dossiers. Une belle façon de donner du sens aux emails reçus ! Dans la colonne de gauche, il vous suffit de faire un clic droit sur « Boîte de réception » ou d’autres éléments. Ensuite, vous pouvez créer un dossier et le stocker où vous le souhaitez. Règles de catégorisation automatique des e-mails dans Outlook Dans Outlook et Gmail, vous pouvez créer des règles pour recevoir des alertes lorsque vous recevez certains e-mails, notamment pour classer les e-mails dans des dossiers.

Cliquez simplement sur « Règles » dans la section « Accueil » du ruban. Vous pouvez créer des règles complexes, en fonction de l’expéditeur, de votre localisation en tant que destinataire, sujet… n’hésitez pas à vérifier les paramètres avancés pour créer des règles complexes. Si vous sélectionnez l’e-mail lorsque vous cliquez sur « Créer une règle », les paramètres de l’e-mail concerné seront récupérés automatiquement dans l’outil de création de règle. S’entraîner!

 

Voici les regle de filtre outlook

Créez des modèles d’e-mails dans Outlook pour gagner du temps Comme Gmail, vous pouvez utiliser des modèles d’e-mails dans Outlook. Si vous devez envoyer fréquemment des e-mails similaires, cela vous fera gagner du temps. Créez un nouvel e-mail, cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous et sélectionnez le type « Modèle Outlook (* .oft) ».

Pour utiliser un modèle d’e-mail, veuillez ouvrir directement le fichier *.oft enregistré ou cliquez sur « Nouvel élément », « Autres éléments », « Sélectionner un formulaire », puis cliquez sur « Modèle dans le fichier système ». Convertir les e-mails en tâches avec indicateurs (suivi des e-mails) Sur Outlook, vous pouvez convertir des e-mails en tâches.

Si vous êtes dans votre boîte de réception, cliquez simplement sur le petit signe visible sur le côté droit de l’e-mail. Si l’email est déjà ouvert, vous devez cliquer sur « Follow Up » (drapeau rouge en haut). Vous pouvez ajouter des rappels pour éviter d’oublier des e-mails importants ou des e-mails ajoutés à la liste des tâches.

Utiliser le compte Gmail dans Microsoft Outlook C’est possible! Cependant, vous devez vous assurer que la fonctionnalité « IMAP » (paramètres, transfert et POP/IMAP) est activée sur Gmail. Google propose un guide complet : pour ajouter un compte Gmail à Microsoft Outlook, il suffit de le suivre pour configurer Outlook.

En utilisant le protocole IMAP, votre courrier électronique sera entièrement synchronisé avec votre logiciel de bureau. Créez des réponses automatiques (absence du bureau, vacances, etc.) Dans certains cas, nous n’avons pas pu être joints. Il est important de se déconnecter pendant les vacances. Pour avertir vos collègues ou contacts que vous ne pouvez pas accéder à votre messagerie, vous pouvez créer une réponse automatique. Tout d’abord, vous devez créer un modèle Outlook qui sera utilisé comme réponse automatique.

Créez ensuite une règle avec des paramètres à partir d’une règle vierge (appliquez la règle au courrier que je reçois). Sélectionnez « Où j’apparais dans la zone A » comme déclencheur et « Répondre avec un modèle spécifique ». Il ne vous reste plus qu’à choisir votre modèle et vous pouvez commencer. Vous pouvez également spécifier une date spécifique dans la première étape. Pensez à désactiver cette règle à votre retour ;).

Utiliser des signatures dans Outlook Pour signer votre email, rien de plus simple. Cliquez simplement sur le fichier, puis sur options et courrier.

Le bouton « Signature » vous permet de créer une nouvelle signature et de gérer toutes les signatures créées.

Les signature dans Outlook.

Choisissez la police et la couleur par défaut dans Outlook Pour personnaliser votre e-mail, cliquez sur Fichier, Options, Courrier, puis sur « Papier à lettre et polices… ».

Vous pouvez choisir le thème ou la couleur et la taille de la police que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez également choisir différentes couleurs et polices pour les nouveaux messages et réponses. Distinguez commodément deux types de courrier !

Cependant, si vous n’aimez pas voir deux couleurs différentes dans vos e-mails Outlook, il vous suffit de choisir la même couleur pour les deux types. Transférez le message à votre patron Vous pensez que vous ne pouvez pas traiter les e-mails ? Transférez-le à votre patron! Cette « action rapide » est disponible dans le ruban Outlook (au gestionnaire).

Pour la première fois, vous devez bien évidemment préciser l’adresse mail de votre patron pour activer la fonctionnalité. Importer des e-mails et des contacts Outlook Depuis Microsoft Outlook 2007, les éléments sont enregistrés dans des fichiers PST. Il sera constamment mis à jour et enregistré sur votre PC.

Pour démarrer une sauvegarde manuelle, il vous suffit de cliquer sur Fichier, Options, Options avancées, puis sur Exporter.

Vous pouvez sélectionner la destination et le type de fichier du fichier de sauvegarde. Pour importer vos données (anciennes versions d’Outlook ou d’autres types de courrier électronique), c’est ici que cela se produit.

Importer et experter les emails .

Envoyez des e-mails à plusieurs destinataires avec soin

Pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes sans révéler leurs adresses, ajoutez simplement ces adresses dans le champ « Cci ». Mais par défaut, ce champ n’est pas visible dans les nouveaux e-mails. Par conséquent, vous devez cliquer sur « A… » ou « Cc » pour ouvrir la boîte de dialogue et ajouter l’email souhaité dans le champ « Cci -> » est maintenant visible ».

Pensez-y ! Si vous voyez le champ Cci dans tous les cas, veuillez créer un nouvel e-mail et cliquer sur Options, puis sur « Cci ».

Fermer automatiquement l’e-mail lors de la réponse C’est possible, et c’est très simple : cliquez sur fichier, options, mail. Allez dans la section « Réponse et transmission » et cochez « Fermer la fenêtre du message d’origine lors de la réponse ou de la transmission ».

Insérer une capture d’écran dans l’e-mail Pour être plus rapide, Outlook peut facilement insérer des captures d’écran dans les e-mails. Cliquez sur la section « Insérer » de la bannière, puis cliquez sur « Capturer » : la dernière capture d’écran que vous avez prise est ici.

Planifier l’envoi d’e-mails à Outlook Pour envoyer un message à Outlook ultérieurement, créez un nouvel e-mail, cliquez sur Options, puis sur « Différer la livraison ». Sélectionnez ensuite l’heure d’envoi de l’e-mail programmé.

Planifier les perspectives de messagerie Utiliser Microsoft Outlook par défaut

Pour utiliser Microsoft Outlook comme boîte aux lettres par défaut, accédez au menu Démarrer, puis à « Programmes par défaut ».

Recherchez Microsoft Outlook dans la colonne de gauche et sélectionnez « Définir ce programme comme programme par défaut ». Vous pouvez également choisir les paramètres par défaut de ce programme en fonction de vos besoins. Recevez une alerte lorsque vous recevez un e-mail dans Outlook

Les alertes sont activées par défaut, mais vous pouvez les personnaliser. Allez dans les options, puis mail. Cliquez sur « Paramètres d’alarme du bureau » pour modifier la durée d’affichage et la transparence de l’alarme reçue. Supprimer l’e-mail d’origine dans les réponses et les transferts

Par défaut, le message d’origine est inclus dans les réponses et les transferts.

Vous pouvez les supprimer automatiquement via l’option (mail). Vous pouvez également choisir de les laisser modifier leur affichage : par exemple, ils peuvent être insérés en retrait ou en pièce jointe.

E-mail source Supprimer la limite de taille des e-mails Outlook Par défaut, les e-mails pesant plus de 20 Mo ne peuvent pas être envoyés à Outlook.

Cependant, la plupart des coursiers prennent en charge des limites plus élevées. Pour envoyer des messages plus volumineux et supprimer la limite de taille des e-mails, ce n’est pas très compliqué (mais l’option est un peu cachée).

Cliquez sur le menu Démarrer et recherchez « regedit ». Allez dans HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice », puis numéro de version Outlook et « Préférences ».

Recherchez la ligne qui contient le mot « MaximumAttachmentSize » et double-cliquez sur la valeur correspondante. Spécifiez la taille de votre choix ou 0 pour supprimer cela Une bonne idée est de faire correspondre cette valeur avec la limite de votre serveur (25 600 si vous utilisez Gmail).

Personnaliser le calendrier Outlook Si vous travaillez en horaires décalés, vous pouvez personnaliser le calendrier Outlook (fichier, options, calendrier). Vous pouvez choisir l’heure de début, l’heure de fin, les jours de la semaine de travail, le premier jour de la semaine et la première semaine de l’année.

Utiliser le langage naturel sur le calendrier Astuce : lorsque vous créez un nouveau rendez-vous ou une nouvelle réunion, vous n’avez pas besoin de rechercher la date que vous avez sélectionnée. Écrivez simplement « demain », « après-demain » ou « premier jeudi du mois ».

Glisser-déposer sur Microsoft Outlook (glisser-déposer) Le glisser-déposer sur Outlook est entièrement fonctionnel. Il vous permet d’enregistrer des e-mails, des rendez-vous ou tout autre élément de Microsoft Outlook. Par exemple, vous pouvez cliquer sur un e-mail et le faire glisser sur le bureau.

Ensuite, un raccourci vers l’e-mail sera créé automatiquement. Rechercher dans tous les dossiers sur Outlook Par défaut, les résultats de la recherche Outlook affichent uniquement les éléments trouvés dans le dossier actuel.

Pour inclure tous les dossiers, accédez simplement aux options Outlook, à la section de recherche et sélectionnez « Tous les dossiers » au lieu de « Dossier actuel ». Complément Outlook (plug-in) Comme tous les produits de la suite Microsoft Office, Outlook peut être amélioré avec des compléments. Récemment, vous pouvez créer des Hangouts directement à partir d’Outlook.

Vous pouvez également installer Bananatag pour recevoir des accusés de lecture sans en avertir le destinataire ! Ces compléments peuvent être désinstallés des options Outlook.